주주총회
주주총회는 모든 주주로 구성되며 회사의 기본 조직 및 경영에 관한 중요한 사항을 결의하는 필수 조직입니다. 형식적으로 주주총회는 주식회사의 최고 기관으로, 그 결의는 이사회를 구속하지만, 주주총회에서 결의할 수 있는 사항은 법률 및 정관에 한정됩니다. 주주총회에서 결의해야 할 중요한 사항으로는 임원의 선임 및 해임, 정관의 개정, 합병, 해산, 재무제표 승인 등이 있습니다. 이 정관의 규정에 따라 총회의 권한은 어느 정도 확대 또는 축소됩니다. 이와 같이 총회는 회사 내에서 의사결정을 하는 것이며, 대표이사처럼 회사를 대표하거나 회사의 업무를 집행하는 것은 아닙니다. 주주총회는 소집 시기에 따라 정기총회와 임시총회로 나뉩니다. 정기총회는 연 1회 일정한 시기에 연 2회 이상 결산기를 정한 회사에 대해 매 결산기마다 소집되며, 임시총회는 필요에 따라 수시로 소집됩니다. 주주총회의 소집은 상법에 달리 규정된 사항을 제외하고는 이사회에서 결정하며, 대표이사는 이 결정에 따라 구체적인 소집 절차를 밟습니다. 주주총회를 소집할 때 의결권이 없는 주주를 제외한 각 주주에게 2주 전에 날짜를 정하여 서면으로 통지하고, 통지서에 그 목적을 명시하여야 합니다. 또한 무기명주식이 발행되는 경우 의결권이 없는 주주를 제외하고는 그날 3주 전에 주주총회를 개최한다는 의미와 그 목적을 공고하여야 합니다. 주주총회는 정관에 달리 규정된 경우를 제외하고는 본점 소재지 또는 그 인근에서 소집합니다. 주주총회의 결의에는 일반 결의, 특별 결의, 특별 결의가 포함됩니다. 법적으로 회사는 주주총회를 통제할 수 있지만, 실제로는 경영진이 통제하는 경우가 많습니다.
우리나라의 주주총회
주주총회는 회의체의 조직이기 때문에 조직이 유효한 결의를 하면 누군가 소집해야 합니다. 주주총회는 적법한 소집 권한자에 의해 소집되어야 합니다. 이는 회의체의 모든 조직에 해당되지만, 특히 주주총회와 관련하여 소집 권한이 엄격하게 규정되어 있습니다. 소집 권한자가 소정의 절차를 거쳐 주주총회를 소집하는 경우, 총회는 효과적인 결의를 할 수 있습니다. 주주총회의 소집 권한은 (1) 이사회, (2) 소액주주, (3) 감사 또는 감사위원회, (4) 법원, (5) 회사 정관에 규정된 기타 자, (6) 주주총회 자체 등 6가지입니다.
의사록
의사록은 주주총회 진행 지침 및 그 결과를 기재한 문서로 합니다. 주주총회를 위해 회의록을 작성하고, 회의록에는 의견 진행 지침 및 그 결과를 기재하여 참석한 의장과 이사가 서명 또는 서명하도록 하여야 합니다. 의사의 진행 절차란 회의의 개회, 제안, 심의, 결의 방법, 폐회 등을 말하며, 팁이 충분하므로 논의의 전체 내용을 설명할 필요는 없습니다. 결과는 결의가 승인되었는지 또는 거부되었는지 여부입니다. 이사는 본사 및 지점에 회의록을 보관할 의무가 있으며, 주주 및 법인 채권자는 영업시간 중 언제든지 회의록의 열람 또는 복사를 요청할 수 있습니다.
1주 1 의결권의 원칙
각 주주는 원칙적으로 1주당 1 의결권을 갖습니다. 상법에서 특별히 인정하는 예외를 제외하고는 정관 또는 총회 결의에서 1주당 복수의 의결권을 인정하거나 일정 수의 주식을 가진 주주의 의결권을 제한할 수 없습니다. 이를 1주 1 의결권의 원칙이라고 합니다. 이 원칙의 예외는 의결권이 없는 주식과 상법에서 의결권이 없는 것으로 간주하는 자사주입니다. 다른 주식의 경우에도 총회 결의에 특별한 이해관계가 있는 주주는 그 결의에 대해서만 의결권을 행사할 수 없습니다.
의결권의 대리행사
대리인이 의결권을 행사하는 제도를 의결권 대리 행사라고 합니다. 원칙적으로 의결권은 주주들이 총회에서 스스로 행사해야 합니다. 자본조합인 주식회사에서는 주주 개개인의 개성이 문제가 되지 않으며, 의결권을 행사하고자 해도 여러 가지 사정으로 인해 총회에 참석하지 못하는 주주가 많습니다. 대리인이 의결권을 행사할 수 있는 것으로 인정되며, 이 경우 대리인은 대리권을 증명하는 서류를 회사에 제출해야 합니다. 위임장 하나로 여러 총회에 대해 포괄적인 대리권을 부여할 수도 있습니다. 실제로 주주들은 총회에 참석하지 않고 의결권을 행사할 적절한 대표를 선임하지 않는 경우가 많기 때문에 주주들에게 위임장을 백지로 보내 의결권을 발행할 것을 권장하는 경우가 많습니다. 중립투표 또는 섀도보팅은 최소 정족수를 확보하지 못한 회사가 요청할 경우 한국예탁결제원이 소액주주를 대신해 의결권을 행사하도록 하는 제도입니다. 즉, 한국예탁결제원이 보유한 소액주주의 의결권을 활용해 최소 정족수를 채우는 제도입니다.
의결권의 행사
2009년 상법 개정을 통해 대한민국은 전자투표권 및 전자투표제를 도입했습니다. 회사는 이사회 결의를 통해 주주가 총회에 참석하지 않고도 전자적으로 의결권을 행사할 수 있다고 결정할 수 있습니다. 회사가 전자투표관리기관인 한국예탁결제원과 계약을 체결하고 주주총회 안건, 안건별 데이터, 전자투표제 의결권 제한 등을 업로드하는 경우 주주총회 개최 하루 전까지 온라인으로 투표할 수 있습니다. 본인 확인을 위해 범용 또는 증권거래 공인인증서로 로그인해야 합니다. 회사는 이 결과를 통보받고 오프라인 주주총회 결과와 합산된 최종 결과를 시스템에 등록하며, 주주는 그 결과에 대해 온라인으로 문의할 수 있습니다. 한국예탁결제원은 전자투표제 도입이 완료됨에 따라 2010년 6월 결산법인부터 시행할 계획입니다. 전자투표제 도입을 통해 국내에서 소액주주의 권리가 보장되는 시대가 본격적으로 열릴 것으로 기대됩니다.
이해관계인의 의결
의결권이 없는 주식과 자사주를 제외한 주주는 일반적으로 의결권을 행사할 수 있지만, 주주총회 결의에 특별한 이해관계가 있는 자는 의결권을 행사할 수 없습니다. 정관이나 주주총회 결의는 이에 반하는 것으로 정할 수 없습니다. 주주가 의결권 행사를 인정하는 경우 회사의 업무를 생각하지 않고 자신의 이익만을 위해 의결권을 행사할 수 있어 결의가 공정할 수 없다는 우려가 있기 때문입니다. 특별한 이해관계의 의미에 대해서는 논란이 있지만, 특히 특정 주주의 이익과 관련이 있다는 의견이 많습니다. 특별한 이해관계로 인해 의결권을 행사할 수 없는 주주는 대리인이나 타인의 대리인으로서 의결권을 행사할 수 없습니다.
보통결의와 특별결의
주주총회의 결의는 다수결의 원칙에 따라 구성된 주주총회의 의사표시입니다. 결의는 성립이 선언된 시점부터 주주의 개인적 의사와 관계없이 모든 주주와 회사의 기관장을 구속합니다. 주주의 의결권의 집합체이고 주주의 의결권은 의사표시이기 때문에 이를 법률행위로 보는 것이 일반적입니다. 주주총회의 일반 결의는 일반적인 결의입니다. 이전에는 "총회의 결의는 이 법 또는 정관에 달리 규정된 경우를 제외하고 발행 주식 총수의 과반수를 가진 주주의 출석으로 하여야 한다", 그러나 주주 수가 많은 회사의 경우 반드시 정족수를 채우기 쉽지 않고, 공통 결의는 총회 결의 중 그다지 중요하지 않은 사항에 대한 결의 방법이기 때문에 정관에서 이 정족수를 제외하는 것으로 인정되어 왔습니다. 실제로 정관을 통해 정족수를 제외한 거의 모든 회사가 정족수를 제외하고는 "총회의 결의는 법률 또는 정관에 달리 규정된 경우를 제외하고는 출석 주주 과반수와 발행 주식 총수의 4분의 1 이상으로 한다"는 규정이 있었습니다. 이러한 현실을 반영하여 1995년 상법이 개정되면서 "총회의 결의는 이 법 또는 정관에 달리 규정된 경우를 제외하고는 발행 주식 총수의 4분의 1 이상과 출석 주주의 의결권의 과반수 이상으로 한다"로 개정되었습니다. 정족수를 충족하지 못하거나 결의 요건을 준수하지 못하면 결의 취소의 문제가 발생합니다.
주주총회 결의 중 중요한 사항에 대한 결의 방법을 특별 결의라고 합니다. 이 결의는 출석 주주의 의결권의 3분의 2 이상, 발행 주식 총수의 3분의 1 이상으로 정합니다. 일반 결의의 경우와 달리 정관으로도 이 경우 정족수를 배제할 수 없습니다. 특별 결의가 필요한 사항은 전부 또는 중요한 사업의 양도, 설립, 이사 및 감사의 해임, 모든 사업의 임대차, 전환사채 발행에 관한 사항, 정관 개정, 자본금 감소, 회사 해산, 존속, 합병입니다. 특별 결의로서 총주주의 동의가 필요한 경우가 있습니다. 즉, 주식회사를 유한회사로 조직하는 경우에는 총주주의 동의가 필요합니다. 유한회사의 직원은 경우에 따라 자본금을 이행할 의무가 있으므로 주식회사 또는 유한회사로 조직을 변경하면 직원의 책임이 증가하여 주주책임 제한의 원칙에 위배되므로 일반 주주의 합의에 의한 결의가 필요합니다. 이사, 감사, 발기인 및 청산인의 책임 면제를 위해서는 일반 주주의 동의가 필요하며, 이는 주주총회를 소집하여 결의할 필요가 없습니다.
일본의 주주총회
일본에서는 회사법 제2편, 회사법 제4장, 기관법 제1절 및 주주총회에 규정되어 있습니다. 일본 회사법상 제도적 구조가 유연해지고 있지만, 주주총회는 이사회와 함께 필수적인 기관입니다. 한편, 이사회, 감사, 감사위원회는 자율 설립 기관으로, 이러한 기관이 설립되지 않으면 주주총회가 직접 이를 대체하는 기능을 합니다. 특히 이사회가 없는 회사의 경우 이사는 주주총회의 지시에 따라 적법 및 비법정 행위를 할 수 있습니다. 이에 따라 정관에 이른바 폐쇄회사를 "이사로 한정한다"라고 규정하는 것도 타당한 것으로 판단됩니다. 주주총회의 권한은 이사회가 없는 회사와 이사회가 있는 회사 간에 다릅니다. 전자의 경우 조직, 운영, 경영 및 기타 주식회사에 관한 모든 사항을 결정할 수 있다고 하지만, 후자의 경우 법에서 정한 사항과 정관에서 정한 사항에 한하여 결의할 수 있습니다. 정관의 규정에 따라 주주총회의 결의가 필요한 사항은 법의 규정에 따라 이사, 임원, 이사회 및 기타 단체가 아닌 자는 정관의 규정에 따라 결의할 수 있습니다. 주주총회의 구성원은 주주로서 1주 이상의 지분을 가진 주주로 구성됩니다.
주주총회 시기에 따라 결산 및 잉여금 분배 결의와 임원 선임을 결의하는 정기 주주총회와 합병, 회사 분할, 주식 교환 등 중요한 결정이 발생할 때 임시로 개최되는 임시 주주총회로 나뉩니다. 일본에는 3월 결산을 하는 회사가 많으며, 이 경우 기준일제와 관련하여 정기 주주총회를 6월 말까지 개최해야 합니다. 많은 회사의 정기 주주총회는 이른바 집중일인 6월의 특정 목요일에 개최되는 경향이 있습니다. 이는 총회를 특정 날짜에 집중하여 총회장의 참석을 사실상 배제함으로써 회의를 원활하게 진행하기 위한 것이었습니다. 2006년 5월에 시행된 회사법은 공개회사가 주주총회의 중앙일에 총회를 개최하도록 규정하고 있으며, 다른 회사들은 소집 통지서에 그 이유를 설명하도록 의무화하고 있습니다. 이는 소집 통지서에 그 이유를 설명하도록 의무화되어 있기 때문입니다.